Funktionen für die professionelle Hochzeitsplanung

Alles, was die Planungssoftware Traumplan heute für Hochzeitsplaner:innen kann, nach Arbeitsschritten sortiert. Jede Funktion ist in jedem Tarif enthalten. Funktionen, die erst mit dem Umzug auf unseren Server in Deutschland starten, sind mit demnächst gekennzeichnet.

Überblick über alle Paare

Die Startseite für jeden Arbeitstag: was überfällig ist, was diese Woche ansteht und wie die Saison aussieht.

StartseiteHeute und diese Woche über alle Paare auf einen Blick. Über „Fehler melden“ schickst du uns einen Fehler direkt aus der Software, Wünsche ebenso.
Als NächstesÜberfällige Zahlungen und Aufgaben, diese Woche und die nächsten 30 Tage, über alle Paare in einer Liste.
SaisonübersichtZwölf Monate auf einen Blick. Wochenenden mit zwei oder mehr Hochzeiten sind markiert.
SucheGäste, Aufgaben, Termine, Dokumente und Programmpunkte finden, ohne zu wissen, wo sie stehen.
Acht Phasen pro PaarVom Kennenlernen bis zur Nachbereitung, mit Fortschritt und passenden Aufgaben je Phase.

Übersicht eines Paares: Name, Datum und Location, die acht Phasen mit Häkchen für abgeschlossene Phasen, Budgetzahlen und die aktuelle Phase Gäste und Sitzplan. — Übersicht eines Paares mit den acht Phasen. Beispieldaten.

Übersicht eines Paares in der dunklen Ansicht mit Phasen und Budgetzahlen. — Übersicht eines Paares mit den acht Phasen. Beispieldaten.

Angebote, Verträge & Budget

Angebote, Verträge und Rechnungen liegen beim Paar. Was darin steht, landet nach deiner Prüfung im Budget.

DokumentenzentrumPDF, Foto, Screenshot oder Word ablegen. Auf deinen Klick liest Traumplan es automatisch aus, erkennt, ob es ein Angebot, Vertrag oder eine Rechnung ist, und fasst es zusammen – du prüfst und übernimmst.
Prüfen & übernehmenBetrag, Leistungen und Zahlungsplan werden vorgeschlagen. Du prüfst und übernimmst sie mit einem Klick ins Budget.
BetragsprüfungSteht ein ausgelesener Betrag so nicht im Dokument, zeigt Traumplan einen Hinweis. Bei Fotos und Scans erinnert es an den Abgleich mit dem Original.
Budget nach BereichGesamtbudget, vereinbart, bezahlt und noch frei. Richtwerte je Bereich lassen sich anpassen.
ZahlungspläneAnzahlung, Raten und Rest pro Dienstleister, mit Fälligkeit und Zahlungsplan als Grafik.
Offene ZahlungenWas als Nächstes zu zahlen ist, für ein Paar oder über alle Paare.
RückgängigViele Änderungen lassen sich direkt nach dem Speichern zurücknehmen.
ExportBudget, Gästeliste und Ablauf als CSV laden.

Budgetseite mit Kennzahlen, Kostenliste nach Bereich und offenen Zahlungen mit Fälligkeit. — Budget eines Paares mit offenen Zahlungen. Beispieldaten.

Aufgaben & Kalender

Wer macht was bis wann. Für dich und für das Paar.

Aufgaben je PhaseMit Fälligkeit und Zuständigkeit, zum Beispiel Paar oder Planung. Überfälliges ist markiert.
KalenderTermine, Fristen und Zahlungen eines Paares in der Monatsansicht.
ÄnderungsverlaufNachvollziehen, was wann geändert wurde.
Status für das PaarDer aktuelle Stand als PDF zum Weitergeben, mit Datum, kommenden Terminen und offenen Punkten.

Anfragen, Zeit & Buchhaltung

Das Büro neben der Planung: von der ersten Anfrage über die Stunden je Paar bis zum Export für die Buchhaltung.

AnfragenJede Anfrage läuft durch die Stufen Anfrage, Erstgespräch, Angebot und Gebucht oder Abgesagt. Ist am selben Tag oder Wochenende schon ein Paar gebucht, zeigt Traumplan die Terminkollision. Eine gebuchte Anfrage legst du direkt als Paar an.
Zeiterfassung pro PaarZeiten je Paar mit Timer oder von Hand erfassen. Mit dem vereinbarten Honorar siehst du deinen Stundensatz.
JahresauswertungHochzeiten, Honorare, Stunden und Euro pro Stunde für ein Jahr, Honorare je Monat, Anfragen und Buchungen nach Quelle und der Vergleich zum Vorjahr.
Dienstleister-KarteiDeine Dienstleister über alle Paare an einem Ort. Bei jedem Eintrag siehst du, bei welchen Paaren er gebucht war und zu welchem Preis.
TextbausteineFertige Texte für Paare und Dienstleister, die du anpasst und wiederverwendest.
Buchhaltungs-ExportHonorare und Dienstleisterzahlungen als CSV, zum Beispiel für Excel, sevDesk oder lexoffice, Honorare auch als Buchungsstapel im DATEV-Format. Konten und Einstellungen stimmst du am besten mit deiner Steuerberatung ab.

Gästeliste & Zusagen

Die Gästeliste kommt selten sauber. Traumplan nimmt sie so, wie das Paar sie schickt.

Gäste-ImportExcel, CSV, Word, PDF, Foto oder Screenshot ablegen. Auf deinen Klick erkennt Traumplan Namen, Kontaktdaten und Gruppen automatisch. Allergie-Angaben werden beim automatischen Auslesen nie übernommen; Allergie-Spalten aus Listen werden vorher entfernt.
Zusagen und MenüwahlZugesagt, offen, abgesagt und das gewählte Menü je Gast, mit Zählung auf einen Blick.
Zusage-ImportRückmeldungen gesammelt einlesen, statt sie einzeln abzutippen.
Allergien & UnterkünfteAlle Allergie-Angaben und Übernachtungen gesammelt für Küche und Hotel.

Gästeliste mit 40 Eingeladenen, 32 Zusagen, 5 offen und 3 Absagen. Je Gast Zusage und Menü als Auswahl, rechts Auswertung und Allergien. — Gästeliste mit Zusagen, Menüs und Allergien. Beispieldaten.

Sitzplan & Tischkarten

Vom leeren Raum zur fertigen Sitzordnung, und danach direkt zu den Karten.

SchnellstartGästezahl und Tischart wählen, Traumplan stellt die passenden Tische, auf Wunsch mit Brautpaartisch und Tanzfläche.
Automatisch verteilenGruppen und Familien sitzen zusammen. Das Ergebnis lässt sich rückgängig machen.
Antippen und setzenGast antippen, dann Stuhl oder Tisch. Am Rechner geht auch Ziehen.
Raum zeichnenAus dem Plan der Location, einem eigenen Foto oder einer Skizze: Auf deinen Klick erkennt Traumplan den Grundriss. Oder selbst gezeichnet, mit Tanzfläche, Bar und Bühne.
Menüliste fürs CateringMenüs gesamt und pro Tisch, mit Allergien und Unverträglichkeiten, als PDF.
Tisch- und PlatzkartenKlappkarten als PDF, vier pro A4-Seite, mit Tischnamen oder Gastname und Tisch.

Sitzplan mit Brautpaartisch, sechs Gästetischen, Tanzfläche, DJ und Bar; 37 von 37 Gästen platziert. — Sitzplan nach automatischer Verteilung. Beispieldaten.

Tagesablauf & Hochzeitstag

Der Tagesablauf wird zur Tagesmappe. Am Tag selbst zeigt das Handy nur, was gerade zählt.

TagesablaufProgrammpunkte mit Uhrzeit, Ort und Ansprechpartner.
MengenrechnerSekt, Wein, Bier, Softdrinks, Kaffee, Kuchen und Torte aus Gästezahl und Ablauf berechnet. Richtwerte lassen sich anpassen.
Hochzeitstag-ModusFür das Handy: eine Jetzt-Markierung, die mitläuft, Kontakte mit Anrufen-Schaltfläche, Checkliste und Zahlungen, die am Tag fällig sind.
Tagesmappe als PDFAblauf, Kontakte und Hinweise für dein Team und die Dienstleister.

Tag-Modus: Ablauf mit Jetzt-Markierung beim Paarshooting.

Tag-Modus: Kontakte mit Anrufen-Schaltflächen.

Tag-Modus: am Tag zu bezahlen, eine offene Zahlung.

Daten & Datenschutz

Deine Daten gehören dir. Du kannst sie jederzeit sichern und mitnehmen.

Sicherung & WiederherstellungAlle Angaben als Datei sichern und bei Bedarf wieder einspielen.
Allergien als GesundheitsdatenHinweis beim Erfassen: nur eintragen, was die Küche wissen muss und was der Gast selbst mitgeteilt hat.
Löschen nach der HochzeitAllergie-Angaben mit einem Klick löschen. In der Nachbereitung erinnert eine Aufgabe daran.
Server in Deutschland zum StartZum Start laufen Betrieb und Datensicherung in Deutschland. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO ist zum Start verfügbar.
PDFs mit SonderzeichenUmlaute, Akzente und Sonderzeichen in Namen erscheinen in den PDFs richtig.

Demnächst

Diese Funktionen brauchen unseren eigenen Server und starten mit dem Umzug in das Rechenzentrum in Deutschland. Was zuletzt dazugekommen ist, steht unter Was ist neu?

Zusage-Seite für Gäste demnächstJeder Gast bekommt einen Link, sagt zu, wählt sein Menü und gibt Unverträglichkeiten an. Die Antwort landet direkt in der Gästeliste.
Zugang für das Paar demnächstDas Paar sieht seinen Stand und erledigt eigene Aufgaben.
Mehrere Zugänge fürs Team demnächstFür Agenturen mit mehreren Planer:innen, im Team-Tarif.
E-Mail-Erinnerungen demnächstHinweise auf fällige Zahlungen und Fristen per E-Mail.
Kalender-Abo demnächstTermine und Fristen in Apple-, Google- oder Outlook-Kalender.
Anbindung an sevDesk demnächstRechnungen direkt an deine Buchhaltung übergeben, ohne Umweg über den CSV-Export.

Zum Start selbst ausprobieren

Ab dem Start: 30 Tage kostenlos, alle Funktionen, ohne Kreditkarte. Danach ab 39 € netto im Monat (46,41 € inkl. USt.): Preise und häufige Fragen.

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