Datenschutz­erklärung

Stand: [PLATZHALTER: TT.MM.JJJJ]

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung der Software Traumplan verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist [PLATZHALTER: benannt / nicht benannt, da nicht erforderlich].

2. Das Wichtigste in Kürze

• Ab dem Start auf unserem eigenen Server setzt diese Website keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Marketing-Werkzeuge und lädt keine Inhalte von Drittanbietern; Schriften und Bilder kommen dann von unserem Server. Bis dahin wird diese Vorschau über [PLATZHALTER: Anbieter der Vorschau] bereitgestellt; dafür gelten dessen Datenschutzhinweise.
• Zum Start werden Website und Software auf Servern in Deutschland betrieben.
• Ab dem Start verarbeiten wir Daten Ihrer Paare, Gäste und Dienstleister in Ihrem Auftrag nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), der zum Start verfügbar ist.
• Für das automatische Auslesen von Dokumenten nutzen wir den Dienst Claude der Anthropic Ireland, Limited (siehe Abschnitt 9). Ein Dokument wird nur übermittelt, wenn Sie in der Software auf „Auslesen“ klicken (bei Raumplänen „Grundriss erkennen“, beim Sitzplan „Automatischer Vorschlag“). Allergie-Angaben werden beim automatischen Auslesen nie übernommen; Allergie-Spalten aus Listen werden vorher entfernt.

3. Hosting und Server-Logdateien

Zum Start werden Website und Software bei [PLATZHALTER: Hosting-Anbieter, Anschrift] in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Mit dem Anbieter schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Beim Aufruf einer Seite speichert der Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer und Browser-Kennung. Das ist nötig, um die Website auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb. Die Logdateien werden nach [PLATZHALTER: 7] Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

4. Speicherung im Browser

Die öffentliche Website speichert keine Daten in Ihrem Browser. In der Software verwenden wir technisch notwendige Speicher (zum Beispiel für die Anmeldung). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. [PLATZHALTER: eingesetzte Cookies bzw. Speicher der Software auflisten]

5. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Nachrichten, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Registrierung und Kundenkonto

Für die Registrierung benötigen wir Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und ein Passwort. Das Passwort speichern wir nur als sicheren Hash. Wir verarbeiten diese Daten, um Ihr Konto bereitzustellen, die Testphase und den Vertrag durchzuführen und Sie über den Vertrag betreffende Änderungen zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Nach Ende der Testphase ohne Buchung oder nach Vertragsende bleiben die Daten 30 Tage für einen Export erhalten und werden danach gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Zahlung und Rechnungen

Zahlungen wickeln wir über [PLATZHALTER: Zahlungsdienstleister, Anschrift] ab. Dafür werden Name, Unternehmen, Anschrift, E-Mail-Adresse, USt-IdNr. und Zahlungsdaten übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Rechnungsdaten bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf, in der Regel bis zu zehn Jahre.

8. Daten Ihrer Paare, Gäste und Dienstleister

In Traumplan verwalten Sie Daten Ihrer eigenen Kundinnen und Kunden, ihrer Gäste und Dienstleister. Für diese Daten sind Sie als Planer:in Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach Ihren Weisungen und auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Dazu können auch Gesundheitsdaten wie Allergien und Unverträglichkeiten gehören (Art. 9 DSGVO). Die Software kennzeichnet diese Angaben und bietet an, sie nach der Hochzeit zu löschen.

9. Automatisches Auslesen von Dokumenten (Claude von Anthropic)

Wenn Sie in der Software bei einem Angebot, einem Vertrag, einer Rechnung, einer Gästeliste oder einem Raumplan (Plan der Location, Foto oder Skizze) auf „Auslesen“ klicken (bei Raumplänen „Grundriss erkennen“, beim Sitzplan „Automatischer Vorschlag“), übermitteln wir die Datei an das KI-Modell Claude der Anthropic Ireland, Limited, [PLATZHALTER: Anschrift], als Unterauftragsverarbeiter. Das Ergebnis wird Ihnen als Vorschlag angezeigt; Sie prüfen es, bevor es übernommen wird. Allergie- und Unverträglichkeitsspalten aus Listen entfernen wir vor der Übermittlung; Allergie-Angaben werden aus dem Ergebnis nie übernommen. Bei Fotos oder Scans von Gästelisten können solche Angaben im Bild enthalten sein – die Software weist vor dem Senden darauf hin, sie abzudecken.

[PLATZHALTER: Ort der Verarbeitung bei Anthropic und Rechtsgrundlage einer etwaigen Übermittlung in ein Drittland, z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder EU-US Data Privacy Framework, anhand des aktuellen Anthropic-DPA prüfen.] [PLATZHALTER: Aussage zur Nicht-Verwendung für KI-Training nach den aktuellen Anthropic-Bedingungen prüfen.]

10. E-Mail-Versand

Systemnachrichten wie Bestätigungen oder Erinnerungen versenden wir über [PLATZHALTER: E-Mail-Dienstleister, Sitz] als Auftragsverarbeiter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Werbliche E-Mails versenden wir nur mit Ihrer Einwilligung.

11. Empfänger

Wir geben personenbezogene Daten nur an die oben genannten Dienstleister weiter oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter [PLATZHALTER: URL].

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Schreiben Sie uns dazu an [kontakt (at) domain (punkt) de].

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen [PLATZHALTER: Landesbeauftragte/r für Datenschutz, Anschrift].

13. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS. Ab dem Start sichern wir die Daten regelmäßig in Deutschland und schützen sie durch technische und organisatorische Maßnahmen, die im Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben sind.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Software oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.